Ärendehantering med säker samverkan
Hantera ärenden tillsammans med alla dina samverkanspartners — Arbetsförmedlingen, LSS, rehab och privata partners. Alla loggar in med sin egen användare, ser bara det de ska se, och arbetar tillsammans kring dina deltagare.
En central dokumentation för dina deltagare
När du arbetar som coach eller arbetsmiljösamordnare behöver du dokumentera varje viktigt steg: beslut om åtgärder, ändringar i handlingsplanen, möten med samverkanspartners, eller avvikelser från det som planierats.
I Wundermatch skapar du ärenden för att hålla orden på allt detta. Ett ärende kan handla om:
- Ett beslut — att börja med jobbmatchning, att koppla in LSS, att ta ett provskift
- En avvikelse — att deltagaren missade ett möte, eller inte hittade tid för aktiviteter
- Bilagor — dokument oavsett vilken typ det är av
- Dokumentation — en läkarutredning, ett testresultat, eller återkoppling från praktikplats
Varje ärende sparas på en gång, med tidsstämpel och spårning av vem som gjort vad. Det är inte bara administrativ börda — det är en växande berättelse om varje deltagares väg framåt.
Samverkan blir sömlös
Den största styrkan med ärendehantering i Wundermatch är att det inte är bara för dig. Det är för alla som arbetar runt deltagaren.
Arbetsförmedlingen loggar in med sitt organisationskonto och ser de ärenden som är relevanta för KAS-ungdomar — vilka som är under aktivitetskravet, vilka som behöver stöd, vilka som är nära att få jobb. De kan lägga till egna anteckningar och uppdateringar.
LSS loggar in och ser rehabiliterings- eller habiliterings-ärenden som rör deras insatser. De kan följa framsteg och kommunicera direkt med coachen.
Privata samarbetspartners (arbetsgivare, praktikplatser, utbildningsanordnare) kan få inblick i de ärenden som rör just dem — utan att se allt annat.
Du som coach behöver inte skicka samma information på mail, mejl eller SMS till fem olika mottagare. Alla ser det de behöver se, på en gång, i samma system. Det sparar tid och minskar risken för missförstånd.
Allt är skyddat av behörigheter. Du väljer vem som får åtkomst. En samarbetspartner ser bara det ni samarbetar med, inte andra deltagares information. Uppdragsgivare ser bara det som rör sina egna ärenden. Ingen ser något de inte ska se.
Avvikelser — ett verktyg för att se vem som behöver hjälp
När en deltagare inte följer planen — missade ett möte, tog inte ett skift som planerades, eller dök inte upp på aktiviteten — registreras det som en avvikelse.
Det låter straffande, men det är motsatsen. Avvikelser är ett verktyg för att upptäcka deltagare som behöver extra stöd.
Systemet flaggar automatiskt:
- Vilka deltagare som avviker ofta
- Om det är ett mönster eller en engångshändelse
- Vad som kan vara orsaken (sjukdom, transportproblem, stress, etc.)
När du ser att en deltagare har avvikelser kan du:
- Ringa och fråga hur du kan hjälpa
- Anpassa aktiviteterna så de passar bättre
- Koppla in rehab eller hälso- och sjukvård om något hälsomässigt verkar fel
- Jobba tillsammans med Arbetsförmedlingen eller LSS på en ny plan
Avvikelser för KAS-ungdomar kan sammanställas och rapporteras till Arbetsförmedlingen som en del av er rapportering om insatsens resultat.
Dokumentation sparas säkert
När du lägger till ett ärende kan du också bifoga dokument — en läkarutredning, ett testresultat, ett kontrakt. Allt lagras krypterat på servrar i Stockholm, inom EU.
Dokumenten är:
- Versionshanterade — du kan se vad som ändrats
- Spårbara — vem som öppnade filen loggas
- Säkra — bara behörig personal får tillgång
Om något senare ifrågasätts eller överklagas, finns fullständig dokumentation på plats. Du kan visa exakt vad som gjordes, när det gjordes, och varför.
Rollbaserad åtkomst och behörighet
Varje coach, partner eller samverkanspart loggar in som sin egen användare, med sin egen roll.
Ni anpassar rollerna och behörigheterna efter era behov oavsett vilka dessa är. Behörigheterna är granulär och säker. Du kontrollerar vem som får åtkomst, och systemet loggar varje åtkomst. Samtidigt kan en användare ha flera roller de an hoppa mellan.